Privatlivs- og databeskyttelsespolitik

1. Baggrund og hvem du kan kontakte  den dataansvarlige

Hedemølle Efterskole er en selvejende institution, hvis formål er at drive efterskole i henhold til gældende dansk lovgivning.
Behandlingen af personoplysningerne sker i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov og EU – Databeskyttelsesforordningen.
Hedemølle Efterskole er dataansvarlig for de oplysninger, som vi registrerer og behandler om dig.
Hedemølle Efterskole har ikke og skal ikke have en databeskyttelsesrådgiver.

Vi finder, at er det vigtigt gennem en effektiv databeskyttelse og god information til de registrerede at medvirke til, at der er tillid til vores ydelser og administration. Derfor vil vi ikke alene overholde lov- og myndighedskrav, men vil som et kvalitetselement tilbyde en sikker behandling af personoplysninger for elever, forældre, ansatte og andre samarbejdspartnere.

Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder efter lovgivningen om indsigt i de registrerede personoplysninger, retten til berigtigelse, sletning af fejlagtige personoplysninger, sletning af personoplysninger eller retten til begrænsning af behandling af personoplysninger, skal du rette henvendelse til den dataansvarlige:

Forstander Jens Dam
Hedemølle Efterskole,
Hedemøllevej 31, 8850 Bjerringbro
86685021
hedemoelle@hedemoelle.dk

Nedenfor kan du læse lidt mere om de personoplysninger, vi indsamler, til hvilke formål vi bruger dem, hvordan vi behandler oplysningerne og om dine rettigheder.

2. Registreringog behandling af oplysninger, formål, retsgrundlag og samtykke

Vi registrerer og behandler kun personoplysninger om dig og dine pårørende, som er nødvendige.

Elev- og forældredata, som Hedemølle Efterskole er i besiddelse af, opbevares og behandles af undervisningsmæssige og administrative årsager, som er relateret til elevens ophold og undervisning på skolen.

Samtykke og tilbagetrækning af samtykke

Udover det nævnte retsgrundlag for behandlingen har vi valgt at anvende samtykke fra dig som grundlag for behandling af dine personoplysninger.

Ved afgivelsen af samtykket er du blevet gjort opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage.

Du skal dog være opmærksom på, at det tilbagetrukne samtykke ikke berører lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Det kan endvidere være en betingelse for dit ophold på Hedemølle Efterskole, at vi har dit samtykke til behandling af personoplysninger, der er nødvendige for de kategorier af personoplysninger, som Hedemølle Efterskole behandler.

Vi registrerer almindelige personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 om dig som: CPR nr., navn, adresse, oplysninger om pårørende, mailadresse, m.v.

Vi registrerer følsomme personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1 om dig, især med hensyn til helbredsoplysninger.

Derimod registrerer vi normalt ikke oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, genetiske data, biometriske data, seksuelle forhold eller seksuel orientering. Det kan dog forekomme, at vi registrerer sådanne personoplysninger, såfremt det er nødvendigt for dit ophold på skolen, og du vil da blive særskilt orienteret om, at vi behandler sådanne personoplysninger.

Videregivelse af oplysninger

Hedemølle Efterskole videregiver ikke dine personoplysninger til andre, med mindre du og dine forældre har givet samtykke, eller hvis vi er forpligtet hertil i følge dansk lovgivning til at videregive personoplysningerne.

3. Indsigt i egne oplysninger

I henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 15 har du ret til indsigt i, hvilke personoplysninger om dig, som vi registrerer og behandler. Du skal dog være opmærksom på, at indsigtsretten kun omfatter oplysninger om dig selv og ikke om andre elever eller medarbejdere på Hedemølle Efterskole.

Ønsker du at benytte dig af indsigtsretten, skal du rette henvendelse til vores kontaktperson for personoplysninger, som du kan se kontaktoplysningerne på ovenfor.

Du kan normalt regne med at få oplysningerne inden for en rimelig frist og senest inden for en måned og oplysningerne udleveres normalt gratis.

Hvis anmodningen om indsigt sker gentagne gange eller er grundløs, kan du blive opkrævet et gebyr, der dækker de administrative omkostninger, eller vi kan afvise at efterkomme din anmodning.

4. Dine øvrige rettigheder: retten til berigtigelse, sletning og begrænsning

I henhold til Databeskyttelsesforordningen artiklerne 16 – 18 og 19 har du ret til at kræve berigtigelse af urigtige oplysninger om dig, sletning af oplysninger (retten til at blive glemt) eller retten til begrænsning af behandling af oplysninger bl.a. mens de undersøges.

For en god ordens skyld informerer vi dig om, at vi ikke benytter os af automatiske individuelle afgørelser herunder profilering.

5. Sletning af Personoplysninger

Hedemølle Efterskole opbevarer kun oplysninger om dig, så længe det er nødvendigt.
Oplysningerne om dig bevares således under hele dit ophold.

Når du ikke længere har ophold på Hedemølle Efterskole, opbevarer vi dine oplysninger efter forældelseslovens regler, dvs. i 5 år efter at du har forladt Hedemølle Efterskole, med mindre der er en konkret grund til at bevare oplysningerne længere (For eksempel, hvis der er rejst krav over for Hedemølle Efterskole, hvor oplysningerne kan have betydning for sagen).

I forbindelse med ansøgning om optagelsepå Hedemølle Efterskole modtager vi personoplysninger. Hvis du alligevel ikke bliver optaget hos os, vil alle personoplysninger vi har modtaget, blive slettet efter senest 6 måneder.

6. Datasikkerhed

Hedemølle Efterskole overholder bestemmelserne i Databeskyttelsesforordningens artikel 32 om, at skolen skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til forholdene.

Sikkerhedsbestemmelserne er fastlagt i vores overordnede databeskyttelsespolitik, som du kan finde her på hjemmesiden her: <indsæt link>

7. Klagevejledning

Ønsker du at klage over Hedemølle Efterskoles behandling af dine personoplysninger, kan du fremsende en klage til
Datatilsynet
Borgergade 28, 5., 1300 København K.
Telefon 33 19 32 00.
E-mail:  dt@datatilsynet.dk.
Hjemmeside:  https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kontakt/

Du kan få hjælp hos Datatilsynet, hvis du har spørgsmål om registrering og anden behandling af personoplysninger. Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at en behandling af oplysninger om dig ikke lever op til lovens krav. Hvis du vil klage, kan du henvende dig til Datatilsynet og forklare, hvad du er utilfreds med. Det koster ikke noget at klage.